Geschreven door Melanie
Niveau Hoger Beroeps Onderijs
Woont in Geffen

De meest begeerde opdracht van het jaar in de wacht gesleept!

In mijn vorige blog vertelde ik je meer over hoe de begeleiding van de studiereis van de tweedejaars studenten Manager Travel Trade van NHTV verliep. Een fikse klus met zowel stressmomenten als voldoening toen uiteindelijk alles lukte. Al met al was het een superervaring!

In deze blog lees je hoe ik samen met Newways-collega Linda te horen kreeg dat wij de 'meest begeerde opdracht van het jaar' mochten gaan uitvoeren: de organisatie en begeleiding van de studiereis naar Dubai én Thailand voor maar liefst 40 derdejaars Manager Travel Trade studenten! Helemaal te gek!

Een kleine opfrisser
Om mijn blog begrijpelijker te maken herhaal ik eerst even wat Leerbedrijf Newways inhoud: De opleiding Functiegericht Toerisme en Recreatie van NHTV internationaal hoger onderwijs Breda heeft een leerbedrijf: Leerbedrijf Newways. In het studiejaar 2011-2012 bestaat het leerbedrijf zeven jaar. De medewerkers van het leerbedrijf organiseren diverse evenementen, bedrijfsbezoeken en studiereizen voor alle studenten van haar eigen opleiding. Gedurende het studiejaar 2011-2012 zijn er zeven enthousiaste studenten (in mijn vierde jaar, 2008-2009 waren dit er vier) aan het werk bij Leerbedrijf Newways. Om in aanmerking te komen voor een functie bij het leerbedrijf dien je een vierdejaars student te zijn van een Nederlandstalige opleiding die behoort tot de Academy van Toerisme van NHTV.

Megaklus
Ik dacht dat de organisatie van de studiereis naar Istanbul voor de vierdejaars Manager Travel Trade van NHTV al een grote klus betrof, maar eigenlijk was dat nog niets in vergelijking met de organisatie van de studiereis naar Dubai & Thailand die plaatsvond in juni 2009. Maar liefst 40 studenten en een aantal docenten plus Linda en ik moesten van Europa naar het Midden-Oosten reizen om Dubai een aantal dagen te verkennen en vervolgens door naar het continent Azië om kennis te maken met het prachtige land Thailand.

Zowel Linda als ik waren beide in 2008 op studiereis geweest naar Dubai en Thailand tijdens ons derde studiejaar van de opleiding. Dit scheelde natuurlijk een heleboel want wij hadden een goede indruk gekregen van zowel Dubai als Thailand. Omdat de reis al eerder was georganiseerd waren er ook al veel contactgegevens beschikbaar van o.a. partijen waarmee we hebben samengewerkt om het excursieprogramma tot stand te laten komen. De reis naar Istanbul betrof 4 dagen, deze reis maar liefst 11 dagen met 4 dagen verlenging voor degene die nog wat langer 'op eigen houtje' in Thailand wilden blijven.

Na veel overleg met de richtingscoördinator van de opleiding Manager Travel Trade kregen we een beeld van wat de reis moest inhouden, welke elementen in- en exclusief waren en wat onze rol werd tijdens het begeleiden van de reis. We legden o.a. contact met Emirates Airlines om vluchten in optie te nemen (van het Duitse Düsseldorf naar het Arabische Dubai om vervolgens na 3 dagen door te vliegen naar het Aziatische Thailand en retour), we bestelden NS High Speed treinkaartjes om van Arnhem naar Düsseldorf Airport te komen en v.v. en legden contacten met diverse (lokale) agenten en touroperators om programmaonderdelen, zoals de Dubai City Tour, de Dune Dinner Desert Safari in Dubai, de rondleiding door het Thaise China Town en bezoeken aan diverse tempels te 'reserveren'.

Bij elke activiteit deden collega Linda en ik onze uiterste best om deze activiteit zo goedkoop mogelijk te regelen. Als 'smoes' zei ik altijd dat het ging om een groep toerisme-studenten, kortom; een groep aankomend branche-experts, waar zij nog wel eens wat aan zouden kunnen hebben in de toekomst! Daarnaast blufte zowel Linda als ik altijd een eind in de verte dat we niet meer dan € X ter beschikking hadden, om een zo goed mogelijke prijs af te troggelen. Wonder boven wonder lukte dit 9 van de 10 keer waardoor we uiteindelijk de complete reis voor een zéér aantrekkelijke prijs hebben geregeld incl. vele maaltijden en drankjes!

Naast het organiseren van de reis (deze organisatie nam maanden tijd in beslag omdat je moet mailen, telefoneren, alles op papier moet hebben staan, in andere talen moet spreken, de facturen naar de financiële administratie moet sturen etc. en daar gaat ook nog al eens wat mis), moet je niet vergeten dat je ook contact moet houden met de studenten! Zo moet je bijv. zorgen dat zij op de hoogte worden gesteld over de bestemming, over de benodigde vaccinaties (en dan dien jij wel over de juiste info te beschikken! Wij hebben daarom een deskundig bedrijf ingeschakeld die een presentatie kwam geven over de benodigde vaccinaties), over het exacte programma etc. Je moet ook een thuisblijverbrief opstellen met contactgegevens van de accommodaties en vluchtnummers zodat ouders op de hoogte zijn van waar hun kinderen verblijven en op welke toestellen zij zitten, er zou maar eens wat mis gaan! Daarnaast moet je je hotels indelen; er dienen dus ook kamerlijsten rond te gaan waarop studenten in kunnen vullen met wie zij op de kamer willen. En ja hoor.. ook al zijn zij allen dan zo'n 20 jaar oud, toch blijven zich altijd problemen voortdoen bij zulke 'opdrachten'!

Al met al is het wel duidelijk dat er héél erg veel komt kijken bij de organisatie van een (studie)reis als deze naar Dubai en Thailand. Je moet continu contact houden met de juiste personen, de leveranciers en de betrokken docenten in ons geval. Dit levert veel leuke momenten op en voldoening, maar absoluut ook stress en momenten dat de tranen in je ogen springen als je wéér tegenwerking krijgt terwijl je zóveel moeite en tijd had gestoken in bepaalde onderdelen.

Binnenkort
In mijn volgende blog lees je hoe de organisatie en voorbereiding van de studiereis naar Dubai & Thailand verder verliep.

Bekijk ook eens de Facebook-pagina van Leerbedrijf Newways: http://www.facebook.com/#!/newways.nhtv of de website, http://newways.nl van het Leerbedrijf.

Tot snel!

Melanie van Grunsven

 

Er zijn nog geen reacties op dit onderwerp.

Laat een reactie achter

Registreer of log in om te reageren.

Filter blogs

Login
Close
Log in of maak een profiel aan
Mijn algemene gegevens
Mijn profiel & voorkeuren voor opleidingen
Mijn favorieten
Mijn brochures
Mijn blogs
Close
Brochures
Close
Open dagen
TODO :: Order subscription form here...