Geschreven door Melanie
Niveau Hoger Beroeps Onderijs
Woont in Geffen

Programma, tips en regels, in- en exclusief, de acco's, kostenoverzicht......

In mijn vorige blog ben ik dieper ingegaan op de organisatie van het programma in Thailand voor de studiereis Dubai en Thailand voor een groep van 40 derdejaars studenten HTRO (Hoger Toeristisch Onderwijs aan NHTV in Breda). Het organiseren van een dergelijke klus houdt gigantisch veel in!

Met deze blog ga ik vertellen hoe we het complete programmaboekje en draaiboek uiteindelijk in elkaar hebben gezet en hoe we de reis hebben gepresenteerd aan de studenten, enkele weken voor vertrek.

Een kleine opfrisser
Om mijn blog begrijpelijker te maken herhaal ik eerst even wat Leerbedrijf Newways inhoud: De opleiding Functiegericht Toerisme en Recreatie van NHTV internationaal hoger onderwijs Breda heeft een leerbedrijf: Leerbedrijf Newways. In het studiejaar 2011-2012 bestaat het leerbedrijf zeven jaar. De medewerkers van het leerbedrijf organiseren diverse evenementen, bedrijfsbezoeken en studiereizen voor alle studenten van haar eigen opleiding. Gedurende het studiejaar 2011-2012 zijn er zeven enthousiaste studenten (in mijn vierde jaar, 2008-2009 waren dit er vier) aan het werk bij Leerbedrijf Newways. Om in aanmerking te komen voor een functie bij het leerbedrijf dien je een vierdejaars student te zijn van een Nederlandstalige opleiding die behoort tot de Academy van Toerisme van NHTV.

Relaxen op paradijselijk Phuket
Zoals ik onlangs vertelde in één van mijn blogs kregen de deelnemers van deze reis de mogelijkheid hun reis te verlengen met 5 dagen. Linda zou met de groep die hier niet voor koos naar huis vliegen en ik bleef nog 5 dagen langer om met de tweede helft via Dubai en Düsseldorf terug naar Nederland te gaan. Ik was door het dolle heen met dit nieuws want ik had altijd al wel eens willen verblijven op zo'n paradijselijk eilandje bekend van tv, en dit was mijn kans! Samen met één van de deelnemers van deze groep die ooit in dezelfde studiegroep had gezeten als ik, plande ik een tripje van 5 dagen van Bangkok naar Phuket en terug. Mijn ouders vonden het maar niets dat wij als twee jonge meiden zelf een binnenlandse vlucht boekte met Asia Airlines (prima maatschappij overigens!) en vervolgens met een taxi ergens naar een hotel zouden zoeken op het eiland om daar nog een aantal dagen te gaan toeven. Echter zagen Jerney en ik het als één groot avontuur en we hadden er voor vertrek al enorm veel zin in!! We zochten de plaats 'Kata' uit op het eiland. Dit is een rustig dorpje met een schitterende baai in het zuiden van Phuket. Het eiland is niet heel erg groot dus in een mum van tijd ben je in het bruisende, levendige centrum Patong. Na de drukke rondreis dachten wij echter wel behoefte te hebben aan een paar dagen ontspanning, vandaar dat onze keus viel op Kata. We boekten met de creditcard (die ik voor het eerst gebruikte) tickets en yes; het stond vast!

Programmaboekje Studiereis Dubai/Thailand
Inmiddels was de gehele organisatie van de reis rond; we hadden al onze programma-onderdelen vastgelegd, bevestigingen in de mail staan en deze (incl. contactgegevens) dubbel uitgeprint als bewijs indien er wat verkeerd zou lopen aldaar. Alle activiteiten die we wilden ondernemen waren goedgekeurd door de betrokken docenten, de tickets en hotels waren geboekt en de kamerlijsten waren ingevuld door de studenten. Tijd voor het programmaboekje!

Een organisatie als deze vergt maanden tijd en inspanning. Het programmaboekje is bedoelt voor alle deelnemers incl. docenten en Linda en ik zelf. Hierin staat alle belangrijke informatie die de deelnemers nodig hadden om problemen en onduidelijkheden te voorkomen. We schreven bijvoorbeeld een hoofdstuk met de vluchttijden en belangrijke informatie. Denk hierbij aan de strenge veiligheidscontroles op de vliegvelden, de nieuwe veiligheidsvoorschriften voor de handbagage (vloeistof in zakjes tot max. 100 ml), de incheckprocedure online en tips zoals; ga op tijd van huis, doe direct aangifte bij diefstal van geld, paspoort e.d. en informeer familie en vrienden over je reisschema.

Verder hebben we een hoofdstuk geschreven waarin stond wat wel en niet is inbegrepen. De studenten hebben tenslotte een behoorlijk bedrag betaald om deel te nemen aan de reis, dan hebben zij ook het recht te weten wat er inclusief en exclusief is. Aan de hand daarvan is het ook gemakkelijker om een inschatting te maken wat betreft geld om mee te nemen. Ook noteerden we de namen van de begeleiding (4 docenten, Linda en ik incl. onze telefoonnummers en het noodnummer waarop wij dag en nacht te bereiken waren).

Ook maakten we een lijst met tips en regels. Denk bij tips aan een kopie van het paspoort en belangrijke verzekeringspapieren en bij regels dat de deelnemers ervoor moeten zorgen te allen tijde op tijd te zijn, geen misbruik dienen te maken van alcohol en zich verantwoord dienen te gedragen. Ook vonden we het handig om een lijst te maken met spullen om mee te nemen! Je hebt als deelnemer tenslotte zóveel aan je hoofd dat je gemakkelijk je bikini zou kunnen vergeten of je medisch paspoort! Verder noteerden we informatie als de adressen van de accommodaties waar we verbleven tijdens de reis, het vervoer en de reisorganisaties waarmee we samenwerkte, uiteraard het complete programma van dag tot dag, uur tot uur incl. bijzonderheden, zoals: 'lunch op eigen gelegenheid' en 'hier is de eerste mogelijkheid om geld te wisselen'.

Vervolgens schreven we een hoofdstuk met praktische informatie. Denk daarbij aan zaken als valuta, geld en waardepapieren, wisselen, fooien, tijdsverschil, elektriciteit, telefoon, foto- en video apparatuur, drinkwater, souvenirs en afdingen. We schreven een korte algemene tekst over zowel Dubai als Thailand om de studenten kennis te laten maken met de bestemmingen. Hierin stond informatie als: geografie, klimaat, bevolking, religie, cultuur & tradities, gebruiken, eten, taal, politiek & economie, geschiedenis en bezienswaardigheden. Door deze hoofdstukken kregen de studenten direct een goed beeld van wat hen te wachten stond en waarmee zij rekening dienden te houden. We sloten het programmaboekje af met een nawoord en een 'héél-erg-veel-plezier-en-succes-met-jullie-opdracht-boodschap'. Je beseft nu vast dat de organisatie van een dergelijke reis geen 'kattenpis' is. Het is niet enkel wat tickets boeken en hotelkamers vast leggen, er komen véél meer zaken kijken bij een klus als deze, zoals de invullign van het programmaboekje! Zo'n boekje vergt veel tijd en moeite en moet zeer secuur worden gemaakt. Linda en ik konden het ons natuurlijk niet veroorloven verkeerde informatie door te geven aan de deelnemers over het tijdverschil bijvoorbeeld! We zouden dan ongeloofwaardig overkomen als de fout bekend werd en daarnaast het vertrouwen van de deelnemers verliezen. Naast het schrijven van het boekje moest het ook gedrukt en ingebonden worden.

Presentatie richting de studenten
Een ander onderdeel van de organisatie was de communicatie richting de deelnemers. Uiteraard hadden we wekelijks contact met de betrokken docenten maar ook de studenten dienden op de hoogte te worden gehouden van de ontwikkelingen rondom de reis. Regelmatig stuurde Linda en ik hen een mail met boodschappen als; '''Stuur je paspoortkopie naar ons voor de boekingen van de tickets'' en ''schrijf je in op de kamerlijsten buiten ons kantoor''. Maar toen alles écht zo goed als rond was, moesten we één grote presentatie geven in de collegezaal. We vertelden eigenlijk alle punten die we in het programmaboekje hadden vermeld; van de informatie over de bestemmingen met het programma wat we met hen doornamen (en we vertelden dit natuurlijk razend enthousiast want we wilden de studenten ook enthousiasmeren) maar ook over zaken als het kostenplaatje en alles wat in- en exclusief was. Verder herinnerden wij hen nogmaals aan het halen van de vaccinaties waar we ook al eerder over begonnen waren. Aan het einde van de presentatie deelden we belangrijke zaken uit zoals het programmaboekje, de thuisblijverbrief, het complete programma in een miniboekje wat handig is om mee te nemen etc. Het was wel even spannend om zo voor een grote groep studenten te staan! Dat is toch héél anders dan wanneer je zelf in zo'n collegezaal zit! Maar erg leuk om mee te maken ook.

Draaiboek voor de begeleiding
Linda en ik maakten ook een compleet draaiboek voor ons zelf. Dit is een programmaboek maar dan vele malen uitgebreider. We noteerden bijna van minuut tot minuut wat we moesten doen, wie welke taak kreeg en hoe laat we waar moesten zijn en verzamelen. We bespraken wie welke presentaties aldaar gaf en wie wat ging zeggen. Wie van ons de incheck deed in de hotels en wie van ons de bussen op het vliegveld opwachtte zodat de ander bij de groep kon blijven. Het is héél erg belangrijk dat je samen met je collega alles tot in de diepste details goed afstemd, anders krijg je grote problemen. Je moet het over alles eens zijn en zo niet, dan wel de mogelijkheid scheppen om samen de discussie aan te gaan en tot een goede overeenkomst te komen. Ook moet je blind op elkaar kunnen vertrouwen en ervoor zorgen dat het allemaal nog leuk wordt ook.

Binnenkort
In mijn volgende blog lees je over hoe de uitvoering van de grootste en belangrijkste studiereis van het jaar verliep!

Bekijk ook eens de Facebook-pagina van Leerbedrijf Newways: http://www.facebook.com/#!/newways.nhtv of de website, http://newways.nl van het Leerbedrijf.

Tot snel!

Melanie van Grunsven

 

Er zijn nog geen reacties op dit onderwerp.

Laat een reactie achter

Registreer of log in om te reageren.

Filter blogs

Login
Close
Log in of maak een profiel aan
Mijn algemene gegevens
Mijn profiel & voorkeuren voor opleidingen
Mijn favorieten
Mijn brochures
Mijn blogs
Close
Brochures
Close
Open dagen
TODO :: Order subscription form here...