Geschreven door Melanie
Niveau Hoger Beroeps Onderijs
Woont in Geffen

Een hoop administratie!

Uren op kantoor
Ik had een heleboel verwacht van deze baan en ik wist voordat ik naar Ibiza kwam dat het hard werken zou worden, vele uren maken maar nooit had ik verwacht dat we zóveel tijd zouden doorbrengen op kantoor. Op ca. 10 minuten lopen van ons huis zit ons agentschap; een lokale agent die zorgt dat de transferbussen van onze gasten worden ingezet zodra zij aankomen op Ibiza en weer vertrekken en zij is iemand die controleert hoeveel wij verkopen en weer contact houdt met ons boekingskantoor en het hoofdkantoor in Nederland etc. In het kantoor zijn een aantal bureaus en computers extra aanwezig voor ons, om onze administratie te doen. Wat enveloppen schrijven, dacht ik…. Een fluitje van een cent! Not….

Veel werk
Elke week hebben wij van Sunweb een paar 100 aankomsten. Voor al deze mensen wordt er per boeking een welkomstenvelop geschreven. In deze envelop zit een welkomstbrief met informatie zoals ons telefoonnummer waarop wij 24 uur per dag te bereiken zijn, een schema met het activiteitenoverzicht, een formulier met de activiteitentopper van de maand, het jongerenprogramma en een overzicht van de autoprijzen van Europcar, onze autoverhuurder waarmee wij samenwerken. De enveloppen moeten gevuld worden met bovenstaande formulieren, op elke envelop dient de juiste boekingsnaam geschreven te worden en we schrijven daarop hoe laat men hun welkomstinformatie heeft, wanneer en waar. Voor de welkomstinformaties moet dus ook een werkplanning gemaakt worden. Petra en ik doen dat om en om; de ene week deelt Petra ons in en de week erna ik. Meestal hebben we de dag na de aankomsten zo’n 4 a 5 welkomstinformaties in verschillende hotels waarin we vertellen over het eiland, de activiteiten en meer. Alle formulieren moeten ook geschreven worden, tig keer worden aangepast (zo veranderd ons excursieprogramma steeds en de prijzen van Europcar naarmate het seizoen vordert) en kost het werkelijk héél veel tijd om alle enveloppen te ordenen bij de juiste vluchten en deze te vullen. Daarnaast werkt de printer ook niet altijd mee en loopt deze zeer vaak vast. Dan worden we weer even herinnert aan het feit dat we niet in Nederland werken! Verder moeten we alle klachten/problemen/opmerkingen van onze gasten in de zogenaamde ‘tool’ zetten; een systeem waarmee we werken vanuit Sunweb. We zoeken in het systeem de juiste boekingsnaam op en zetten dan als opmerking wat er aan de hand is met deze mensen. Zodra zij in Nederland bijvoorbeeld een klacht indienen kan het hoofkantoor direct al zien of deze mensen op bestemming al contact op hebben genomen met ons en wat wij eraan hebben gedaan. Verder mailen we (bijna) wekelijks een weekrapport naar ons hoofdkantoor om te vertellen wat er is gebeurd en wat we hebben meegemaakt, we hebben contact met onze areamanager Hoite, met de bedrijven die met ons meedoen aan de Voordeelkaar en adverteren in ons informatieboekje, we vragen de co-mail per mail aan (de werkgerelateerde spullen en post die het hoofdkantoor per vliegtuig naar ons toestuurt). Verder moeten we alles wat we verkopen aan excursies en auto’s administreren zodat we weten wanneer we wat hebben verkocht en voor hoeveel geld. Dit schrijven we op vouchers. De klant krijgt een vouchers, zelf houd je er een en de agent krijgt er een. De agent berekend dan voor hoeveel geld je hebt verdient aan excursies en autohuur en bij haar moeten we dan weer geld ‘afstorten’. Dit doen we een keer in de 2 weken. Ook moeten we de ‘kas’ opmaken. Alles wat we hebben verkocht voeren we in een online systeem in zodat het hoofdkantoor in Nederland kan zien of de verkoop goed loopt en gelijk loopt aan voorgaande jaren of niet. Ook moeten we al onze gemaakte kosten invoeren en daarvoor houden we alle bonnetjes van bijvoorbeeld parkeren, benzine taken etc. Deze bonnetjes kopiëren we weer en stoppen we in een doos ‘co-mail’ die we per vliegtuig naar Nederland sturen. Op deze manier houden we alles netjes bij. Je begrijpt wel dat dit niet zomaar in 3 uurtjes kantoorwerk per week gedaan is!

Binnenkort
In mijn volgende blog lees je meer over mijn werk als standplaatshostess hier in het zonovergoten Spanje!

Bon dia!

Melanie

 

Er zijn nog geen reacties op dit onderwerp.

Laat een reactie achter

Registreer of log in om te reageren.

Filter blogs

Login
Close
Log in of maak een profiel aan
Mijn algemene gegevens
Mijn profiel & voorkeuren voor opleidingen
Mijn favorieten
Mijn brochures
Mijn blogs
Close
Brochures
Close
Open dagen
TODO :: Order subscription form here...